課題やレポートの管理が日常業務として成立するのは、対面授業だから

課題やレポートの提出を求めて、それを管理するというのは教育現場で見られる日常的な風景です。教員にとっても日常的な業務の一環ですが、それが「当たり前」のように成立してきたのは対面による授業だからです。教員と受講生が日常的に会するため、課題やレポートの提出が遅れていることを指摘しやすいですし、顔を見ることで思い出せることもあるでしょう。
それをオンライン化すると人間的なつながりが希薄になりがちで、それゆえの提出管理という1つの業務が発生することになります。

教員に業務が集中してしまうことによる弊害

課題やレポートの提出管理は、長らく教員の仕事でした。しかしそれは、対面授業での話です。オンライン授業で同じように提出管理をするためには、誰が提出済みで誰が未提出なのかを把握し、未提出の受講生に対してメールなどで提出を促すとといった新たな業務が発生します。しかしこれは事務処理であって、「教育」ではありません。授業がオンライン化することによって、教員にとっては不慣れな業務まで教育に付随する業務になってしまっていたわけです。
ある医療機関では、教員だけでなく受講生の中にもメールの扱いに慣れていない人がいたため、差出人を書かずにメールの返信をすることも多々あったとの声がありました。それだと誰からの返信なのか分からず、それを確認する作業も含めると、オンライン授業で省力化を目指したのにかえって業務が煩雑になってしまったそうです。
教員は事務処理のプロではないため、漏れやミスが起きやすくなります。また、時間的なリソースを事務処理に割かれることになるため、現場が疲弊してしまいます。
より良い教育を提供するという、教員の本来の役割にまで悪影響を及ぼしかねません。

Phollyのレポート機能で大幅な業務改善と省力化

Phollyのレポート機能を利用すると、管理画面上でテキストやファイルのアップロードという形で課題やレポートの提出が可能です。教員は教員向けユーザー画面から課題を出し、そこで提出期限を設定します。その情報は学生向けユーザー画面に表示され、提出期限や未提出の課題があることが通知されます。
教員は課題の提出状況が一覧表示されるため、誰が提出していないのかも一目で分かります。また、Phollyのレポート機能にはチャット機能も実装されているため、教員から提出を促したり、何か困っていることはないかといったような声掛けも可能です。
そして提出された課題やレポートに対して添削や評価を行い、それを受講生に返すといった一連のプロセスがすべてPhollyのシステム内で完結するため、誰にどんな評価をしたのかといった進捗状況も可視化されます。

また、これはお客さまからいただいた声の中にあったのですが、対面による課題やレポートの提出だと「出した、受け取っていない」というトラブルになったり、実際に提出物を紛失してしまうといった問題があったそうです。
Phollyはすべてがクラウド上のやり取りになるため紛失のリスクがなく、また「出した、受け取っていない」といった水掛け論になることもありません。

教員が本来の業務に専念できることで教育の質が向上する

Phollyのレポート機能が目指しているのは、提出管理の一元化や可視化だけではありません。先ほど言及した教員への業務集中の改善、そしてその先にある教育の質的向上です。
Phollyのレポート機能を利用すれば、教員以外のスタッフが提出管理をすることも可能になります。
教育のことは教員に、それ以外の業務は事務方のスタッフへと分業することにより、教員は不慣れな事務処理から解放されます。そして、教育の質的向上という本来の役割に専念できるようになります。

実際の導入事例で改善できたポイント

Phollyを導入された教育機関からの声を紹介します。やはりこの学校さまでも教員がシステムを使わずにレポートを集め、評価するといった業務が大変だと感じておられました。誰がレポートを出していて、誰が未提出なのかを手作業で一覧表にしていたそうですが、それがPhollyの導入によって自動化されました。
また、レポートに対する評価についての課題もありました。複数の教員が同じ授業を担当しているため、ある学生のレポートに対する評価を、果たして自分がしたのかといったことを管理するのが複雑だったとのことです。この点においてもPhollyでは誰が評価したのかも可視化されるため、ミスや二度手間はありません。

サポートスタッフが評価をする現場でも威力を発揮

また、ある大学さまでは、教授に提出されたレポートについて、教授本人に代わって大学院生や研究室の学生がサポートをすることがあるそうです。その際にも、誰が評価をしたのかといったことを一元管理することに難しさを感じておられましたが、Phollyの導入によってこうした情報が一元管理されるようになったため、大幅な省力化とミスの撲滅が実現しました。

教育の現場において、双方向性はきわめて重要です。課題やレポートの提出やそれに対する評価などをオンライン上できめ細かく実践するために、Phollyは多くのお客さまのニーズを反映し、改善を続けてきました。現在のきめ細かいレポート機能は、そういったお客さまの声から生まれた機能といっても良いでしょう。