Pholly導入前に感じていた課題や悩み
同病院さまがPholly導入前に感じていた課題や悩みは、以下のとおりです。
- 研修生との連絡に困ることが多かった
- Pholly導入以前はメールによる連絡をしていたが、ビジネスメールの使い方に慣れていない看護師が多く誰からのメールなのかが分からない事態が頻発
- 病院側からのメールが研修生側の迷惑メールに振り分けられて連絡が届かないこともあった
- 複雑な機能よりも、安価で導入できるオンライン教育の仕組みがほしかった
- 院外の研修生を受け入れているので、距離による制約のない研修をしたかった
すでに特定看護師の研修施設として研修を実施していたものの、その運用に困っておられた実情がありました。特に研修生への連絡や周知事項がある場合、確実に全員に届けることが意外に難しかったとのことでした。
それほど複雑な研修をするわけではないため、大掛かりなシステムよりも安価であることを優先してPhollyを選ばれました。
Pholly導入で変わったこと
同病院さまでPhollyを導入し、実際に変わったこと、感じたことをお聞きしました。その結果は以下のとおりです。
①研修生とのコミュニケーションが円滑になった
②定時連絡をPhollyでするようになり、ユーザー画面を見ることを習慣づけた。その結果、教員や事務スタッフの業務がとても楽になった
③外部リンクで情報を伝えたい時は、お知らせにリンクを貼ってアナウンスするだけなので便利だと感じる
④夜中の発熱やコロナ、交通遅延などで欠席や遅刻する場合の連絡もPhollyに一元化することで電話連絡が不要になり、行き違いもなくなった
①から④については、いずれも研修生との連絡に関するものでした。それだけ同病院さまが研修生とのコミュニケーションや連絡に困っておられたことが垣間見えます。Phollyの導入によってこれら一連の問題が解決したとして、担当の方はこの点を高く評価されています。
⑤レポート課題の提出状況が一目瞭然になった
レポート課題の提出管理は、Phollyを導入されたお客さまの多くで聞かれたお悩みでした。同病院さまにおいてもレポート課題の提出管理が煩雑になっていたとのことですが、その問題がPhollyで解決しました。
⑥紙でレポートを印刷する必要がなくなり、時間やコストが軽減された
紙ベースで資料やレポートなどのやり取りをしていると紙代や印刷代といったコストに加えて、紙を保管するスペース、重要な書類の管理に要する手間などが伴います。Phollyで研修に関連する資料などをすべてデジタル化した上で、Pholly内で完結。これにより、紙にまつわるコストが大幅に削減されました。
導入してみて感じた意外なメリット
Phollyを実際に導入してみて感じた意外なメリットについても、お伺いすることができました。ここではその中の3つを紹介します。
①課題提出の期限が厳格化された
Pholly導入前は、研修生からメールで課題の提出を受け付けていました。これだとメールが真夜中に届くこともあり、夕方までに送って来た研修生との公平性が保てないとの懸念がありました。
Phollyでは課題提出期限を設定できるため、すべての研修生に正確な締め切りを周知でき、ケジメがつくのと同時に公平性が保たれました。
②レポートの書き方についての、全員への周知が簡単になった
提出されたレポートの書き方について指導・周知が必要な時は、個人向けに連絡するだけでなく、お知らせ機能を使って全員に周知することができるようになりました。これによりレポートの質的向上をしやすくなったとのことです。
③紙で個人情報を持ち歩くことにリスクを感じていたが、それがなくなった
紙ベースで課題などの資料を持ち歩くというのは、個人情報を持ち歩いているのと同義になるため、そのことにリスクを感じておられました。Phollyによって研修を運用すると紙で個人情報を持ち歩くことがなくなるため、安全に資料や課題を持ち出せるようになったとのことでした。
④集中できる環境で仕事ができるようになった
教員によっては提出されたレポートを読むのにあたって、静かな場所、集中できる場所で仕事をしたいと考える人もいるとのことでした。Phollyであればどこからでもユーザー画面を利用できるため、それぞれの教員が集中できる場所で仕事ができるようになりました。
今回の事例を通して
今回ご紹介した済生会横浜市東部病院さまの事例では、特定看護師の研修施設という役割を担っていることから研修をより厳格、確実、そしてスムーズに実施することが求められていました。そのためには連絡事項や周知事項をいかに漏れなく伝えるかが課題になっていたわけですが、それをPhollyで解決されました。
紙ベースでやり取りしていた資料や課題などについても、それをデジタル化することによってコスト削減や管理の工数削減が実現し、さらに個人情報を持ち歩くことに伴うリスクの削減も実現できたことで現場からも喜びの声をいただくことができました。
この成功事例が、皆様の業務課題解決のヒントとなれば幸いです。
